Mengelola sumber daya manusia pada sebuah perusahaan tertentu membutuhkan keahlian khusus dari personil HRD yang ada. HRD sebagai divisi paling bertanggung jawab, memiliki beban yang berat untuk memastikan setiap proses pengelolaan berjalan dengan baik dan berhasil. Maka dari itu sangat disarankan untuk menggunakan aplikasi HRIS yang dapat membantu proses tersebut.
Pada umumnya aplikasi HRIS digolongkan menjadi 3 yaitu HRIS, HCM, dan HRMS. HRIS merupakan aplikasi yang berfungsi untuk mengelola sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan. HCM merupakan aplikasi yang mencakup fungsi dari HRIS, manajemen, dan kemampuan global. HRMS merupakan aplikasi yang mencakup semua fungsi HRIS dan HCM, serta manajemen waktu.
Namun di Indonesia sendiri ada tiga jenis aplikasi HRIS yang paling banyak dicari oleh perusahaan untuk mengelola kebutuhan HR berdasarkan fungsinya. Tiga tipe aplikasi HRIS berdasarkan fungsinya, antara lain:
1. Aplikasi HRIS Operasional
Jenis HRIS yang pertama adalah operational HRIS. Aplikasi HRIS Operasional merupakan aplikasi HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR hanya dalam lingkup operasional, mulai dari administrasi karyawan, sampai ke pengelolaan absensi dan payroll atau penggajian. Sistem ini memungkinkan manajer untuk melihat keseluruhan data karyawan termasuk posisi masing-masing dan juga peraturan pemerintah terkait ketenagakerjaan.
2. Aplikasi HRIS Tactical
Aplikasi HRIS Tactical merupakan aplikasi HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam manpower planning, recruitment, dan training / development. Jenis HRIS ini akan mendukung perusahaan dengan menyediakan data yang berasal dari internal maupun eksternal perusahaan. Misalnya informasi dari supervisor, karyawan, serikat pekerja, peraturan pemerintah, kompetitor dan lainnya.
3. Aplikasi HRIS Strategic
Aplikasi HRIS Strategic adalah aplikasi HRIS dengan pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya. ujuan utama dari jenis HRIS ini adalah mengetahui dengan jelas mengenai SDM dan perencanaan pekerjaannya secara keseluruhan.
Manfaat Menggunakan Aplikasi HRIS
1. Pekerjaan Berulang Dapat Diotomatisasi
Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti perekapan absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak penghasilan karyawan, perhitungan payroll, dan lain-lain dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat serta praktis.
2. Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Pegawai
Dalam HRIS ini, dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja. Sehingga Manajer HR dapat mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS.
3. Biaya Operasional Menjadi Lebih Kecil
Dengan sistem Human Resource Information System yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur akan berkurang secara drastis.
4. Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru
Di dalam pengertian HRIS ini akan tampak, bagian mana yang membutuhkan pegawai baru, apa kriteria yang diperlukan dan lain-lain.
Sehingga akan memudahkan manajer HR dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.
5. Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan
Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis. Sehingga manajer HR dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.
6. Mengurangi Human Error
Dengan menggunakan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.
7. Fleksibel dalam Akses Data
Aplikasi pendukung HRIS, biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun.
Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HR dapat melakukan control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.
8. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Karyawan dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena melalui Human Resource Information System komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan.
Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.
Cara Memilih Aplikasi HR Terbaik untuk Perusahaan!
Aplikasi HR terbaik memiliki peran yang sangat penting pada perusahaan, salah satunya mengelola administrasi karyawan setiap bulannya. Di zaman modern ini banyak penyedia aplikasi HR yang bersaing dengan aneka fitur yang ditawarkan untuk anda.
Namun beberapa fitur aplikasi HR yang ditawarkan mungkin tidak anda butuhkan atau mungkin hanya beberapa fitur saja yang anda butuhkan. Karena itu, Anda tak bisa asal memilih aplikasi HR begitu saja. Anda harus memilih aplikasi HR yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang anda kelola. Berikut ini cara memilih aplikasi HR terbaik untuk perusahaan.
1. Kebutuhan Perusahaan
Dalam memilih aplikasi HR anda tidak bisa memilih begitu saja, namun sebaiknya dalam memilih aplikasi HR itu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Karena nantinya aplikasi HR ini yang akan mengakomodir kebutuhan administrasi personalia perusahaan. Pastinya anda tidak ingin dibuat kerepotan dengan adanya aplikasi HR ini. Maka dari itu anda dapat memulai dari membuat daftar kebutuhan apa saja yang anda perlukan dalam aplikasi HR.
2. Fitur-Fitur yang Tawarkan
Setelah anda membuat daftar kebutuhan administrasi personalia perusahaan, anda dapat mencari tahu tentang fitur yang ditawarkan oleh sebuah aplikasi HR. Pastikan fitur-fitur tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang anda kelola. Tak lupa anda harus tau fitur unggulan apa yang ditawarkan. Pilihlah aplikasi HR yang menyediakan fitur lengkap sehingga dapat dengan mudah Anda atur berdasarkan kondisi karyawan.
3. Mudah Dipahami
Jika anda sudah memahami fitur-fitur aplikasi HR yang ditawarkan, maka selanjutnya anda dapat melihat apakah aplikasi HR tersebut mudah digunakan atau tidak. Karena tujuan utama suatu perusahaan menggunakan aplikasi HR adalah untuk mempermudah kinerja bagian personalia. Pemilihan aplikasi HR dengan tampilan rumit dan sulit dipahami tentu justru dapat mempersulit kinerja anda dalam mengelola perusahaan.
Faktor semacam ini amat penting untuk diperhatikan karena tampilan yang sederhana dan mudah dipahami membuat anda tak perlu bersusah payah mempelajari aplikasi yang terlalu teknis. Selain itu pilihlah penyedia aplikasi HR yang memberikan pelatihan dalam penggunaan dan ada customer service yang dapat dihubungi jika anda mengalami kendala dalam penggunaan aplikasi.
4. Biaya yang dikeluarkan
Penyedia aplikasi HR sangatlah banyak dan harganya pun beragam. Anda harus menyesuaikan dengan anggaran yang diberikan oleh perusahaan dalam memilih aplikasi HR. Sebaiknya anda membandingkan terlebih dahulu harga dan kualitas layanan yang diberikan masing-masing penyedia aplikasi HR. Selain itu aplikasi HR dengan harga mahal belum tentu memudahkan anda dalam mengelola perusahaan. Sesuaikan kembali dengan kebutuhan perusahaan agar mempermudah anda dalam memilih aplikasi HR.
Itu tadi beberapa cara memilih aplikasi HR terbaik untuk perusahaan. Dengan melihat 4 poin diatas anda akan mendapatkan aplikasi hr terbaik yang sangat berguna bagi perusahaan. Salah satu aplikasi HRIS terbaik saat ini adalah Talenta by Mekari.
Talenta by Mekari merupakan aplikasi HRIS Indonesia yang dilengkapi dengan seluruh fitur, solusi dan manfaat yang telah dijelaskan di atas. Mulai dari rekrutmen, perhitungan gaji, absensi, cuti, hingga karyawan offboarding, semuanya bisa dilakukan dengan mudah melalui aplikasi.
Tertarik untuk mencoba? Kunjungi website-nya di halaman https://www.talenta.co/ dan isi formulir untuk jadwal demo dan konsultasi masalah HR Anda! Dapatkan gratis akses attendance management aplikasi milik Talenta by Mekari.